Konsep Dasar Sistem, dan Konsep Dasar Informasi

Konsep Dasar Sistem

Sebuah sistem dapat didefinisikan melalui 2 macam pendekatan yaitu pendekatan prosedur dan pendekatan elemen. Sistem menurut pendekatan prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubunga, berkumpul bersama sama dan melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu, sedangkan menurut pendekatan elemen sistem merupakan kumpuan dari elemen elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan teartentu.

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa

sistem adalah kumpulan dari beberapa bagian berupa aturan, cara, manusia, peralatan dan lain-lain yang saling berinteraksi dan saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sebuah sistem haruslah memiliki beberapa karakteristik yang jelas serta terdefinisi secara jelas, antara lain :

1. Komponen Sistem.

Sebuah sistem selalu terdiri dari beberapa komponen atau elemen sistem dan dapat berupa subsistem-subsistem yang saling terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan

2. Batas Sistem

Suatu sistem harus memiliki batasan berupa daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem

Sebuah sistem pasti akan memiliki lingkungan (environment). Sistem cenderung akan berkembang sesuai dengan kondisi lingkungan luarnya, semakin baik lingkungan luarnya maka semakin bagus perkembangan sistem tersebut, demikian juga sebaliknya.

4. Penghubung Sistem.

Merupakan penghubung (interface) antara satu subsistem dengan subsistem lainnya, dan penghubung ini harus dapat mensingkronisasikan kegiatan sistem tersebut secara keseluruhan sehingga tujuan akhir dari sistem dapat tercapai.

5. Masukan Sistem.

Berupa masukan yang diterima oleh sistem yang nantinya akan diolah oleh sistem tersebut sehingga dapat menghasilkan output.

6. Keluaran Sistem.

Adalah produk dari sistem.

7. Pengolah Sistem

Adalah prosedur, atau langkah-langkah atau kegiatan yang dilakukan oleh sistem agar input dapat diubah menjadi output dari sistem tersebut.

8. Sasaran Sistem

Adalah tujuan akhir dari sistem

Konsep Dasar Informasi

Pada dasarnya informasi adalah merupakan sesuatu yang sangat penting dalam sebuah organisasi, tanpa informasi yang akurat, sebuah organisasi tidak akan dapat berjalan dengan baik, dan cenderung untuk menuju kepada kehancurannya, oleh karena itu setiap organisasi haruslah memiliki sumber informasi yang akurat dan benar.

Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, dengan bentuk yang lebih berguna ini akan dapat dipergunakan oleh pihak yang membutuhkannya untuk melakukan pengambilan keputusan.

1. Siklus Informasi.

Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali informasi yang dapat kita peroleh dari luar, tetai secara garis besarnya informasi itu memiliki siklus yang selalu dimulai dari data dasar, yaitu berupa form. Form yang telah diisi akan dapat diproses sehingga menghasilkan sebuah output yang oleh penerimanya akan digunakan dalam pengambilan keputusan. Dari keputusan ini nantnya juga akan menimbulkan kebutuhan akan data, maka dengan sendirinya proses ini akan kembali ke awal yaitu kepada penyediaan form untuk menangkap data awal.

 2. Kualitas Informasi

Setiap usaha pasti membutuhkan informasi untuk menjalankan usahanya, informasi itu dapat berasal dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan, sebuah informasi dapat dikatakan memiliki kualitas yang baik apabila memenuhi beberapa syarat, yaitu :

1. Akurat.

Sebuah informasi dikatakan berkualitas jika informasi itu akurat, yang berarti informasi itu jelas sumbernya, dan tidak ada gangguan (noise) dari informasi itu sehingga kebenaran dari informasi tersebut dapat terjamin.

2. Tepat Waktu. 

Sebuah informasi juga dapat dikatakan berkualitas jika informasi itu diterima pada waktu yang tepat serta tempat yang sesuai, sebagai contoh jika kita ingin menjual sejumlah emas, maka informasi harga yang diperlukan adalah informasi harga emas pada hari ini, bukan informasi harga emas kemarin atau harga emas minggu lalu, karena sudah tidak pergunakan lagi pada hari ini.

3. Relevan

Setiap informasi yang diterima itu haruslan mempunyai manfaat bagi penerimanya, semakin besar manfaatnya maka semakin relevan informasi tersebut, sebagai contoh adalah jadwal pertandingan sepakbola pada sebuah even tidak akan ada gunanya jika disampaikan pada klub tenis meja, karena yang akan bertanding adalah klub sepakbola, bukan klub tenis meja.

Jika sebuah informasi memenuhi ketiga kriteria diatas, maka dikatakan bahwa informasi tersebut memiliki kualitas yang bagus karena dengan informasi yang berkualitas akan dapat menunjang pengambilan keputusan yang benar dan akan menghasilkan output yang bagus pula bagi usaha.

3. Nilai Informasi

Nilai dari informasi ditentukan oleh manfaat dan biaya untuk mendapatkannya, semakin tinggi manfaat suatu informasi dibandingkan dengan biaya untuk memperolehnya maka semakin tinggi nilai informasi tersebut, dengan catatan informasi tersebut haruslah memiliki kualitas yang baik.

Masalahnya sebuah informasi dalam suatu perusahaan tidak hanya dapat digunakan oleh satu bagian saja, tetapi dapat digunakan oleh beberapa bagian sekaligus, oleh karena itu nilai informasi sangat sulit dihitung untuk satu bagian dari suatu sistem.